Evidencia de entrega en la UE: qué conservar para justificar el IVA
Qué documentación de entrega conviene guardar para ventas intracomunitarias, exenciones de IVA, auditorías y envíos transfronterizos.
Por qué importa la evidencia de entrega
En ventas B2B dentro de la UE, una operación puede tratarse como entrega intracomunitaria exenta de IVA si se cumplen las condiciones legales.
Una condición central es poder demostrar que la mercancía se envió o transportó de un Estado miembro a otro. La evidencia de entrega ayuda a conectar la factura, el pedido, el transportista y el destino real.
El seguimiento del transportista puede servir para investigar, pero normalmente no conserva todo el contexto fiscal o comercial que un equipo necesitará meses después.
- Ayuda en auditorías de IVA.
- Reduce disputas con clientes y marketplaces.
- Debe estar vinculada al pedido y a la factura.
- Conviene guardarla antes de que el portal del transportista deje de mostrar detalles antiguos.
Artículo 45a y prueba de transporte
El artículo 45a del Reglamento de Ejecución 282/2011 crea una presunción de transporte cuando el vendedor conserva determinados documentos independientes.
No exige una prueba de entrega firmada para cada envío, pero sí muestra por qué una documentación consistente es importante para entregas intracomunitarias.
- La evidencia suele venir de partes independientes.
- Las autoridades nacionales pueden revisar los hechos.
- No cumplir la presunción no significa automáticamente perder la exención, pero sí exige justificar mejor el transporte.
Qué conviene conservar
Un expediente de evidencia debe unir datos comerciales y logísticos: pedido, factura, NIF-IVA cuando aplique, seguimiento, transportista, origen, destino y confirmación de entrega.
Guardar solo una captura del seguimiento puede no ser suficiente si no demuestra contexto fiscal ni relación con la factura.
- Factura y fecha.
- Transportista y número de seguimiento.
- Documento de transporte o prueba de entrega.
- Confirmación del comprador si organiza el transporte.
- Referencia interna que conecte el archivo con el pedido, el cliente o el marketplace.
Errores habituales
Muchos equipos recopilan evidencia solo cuando llega una auditoría o una disputa. Para entonces, puede que el enlace de seguimiento haya cambiado, que falte la descarga del transportista o que nadie recuerde dónde se guardó la prueba.
Otro problema frecuente es conservar PDFs sin contexto. Una prueba de entrega aislada vale mucho menos si finanzas no puede demostrar rápidamente a qué factura o venta pertenece.
- Confiar solo en páginas de seguimiento temporales.
- Guardar pruebas sin número de factura o pedido.
- Mezclar evidencia fiscal con evidencia de atención al cliente sin estructura.
- Esperar al problema para descargar documentos.
Seguimiento frente a evidencia lista para revisión
| Página de seguimiento | Paquete de evidencia |
|---|---|
| Muestra eventos recientes del transportista | Mantiene la prueba disponible aunque cambie la página del transportista |
| Puede no incluir factura ni contexto de IVA | Conecta envío, pedido, factura y comprador |
| Sirve para una comprobación rápida de soporte | Sirve para finanzas, disputas y revisión fiscal |
Dónde encaja Provanza
Provanza está pensado para la parte operativa que suele volverse difícil a volumen: recopilar pruebas del transportista, mantener los envíos agrupados y descargar la evidencia cuando finanzas, soporte o un marketplace la pide.
No sustituye el criterio fiscal ni decide si una operación cumple los requisitos de exención. Sí ayuda a evitar que la evidencia quede repartida entre portales, carpetas locales, correos y hojas de cálculo.
- Enviar muchas referencias de envío en vez de revisar portales una por una.
- Agrupar evidencia por país, marketplace, cliente, periodo de factura o solicitud de auditoría.
- Ver estados como completado, no encontrado, fallido o requiere revisión.
- Descargar los documentos disponibles y mantenerlos conectados con la solicitud original.