Preuves de livraison UE : ce que les vendeurs transfrontaliers doivent conserver pour la TVA
Les justificatifs de livraison et de transport utiles pour les livraisons intracommunautaires, exonérations de TVA, audits et dossiers d'expédition.
Pourquoi la preuve de livraison compte
Une vente B2B entre États membres peut être exonérée de TVA si les conditions légales sont réunies.
L'une des conditions clés est de prouver que les biens ont été expédiés ou transportés d'un État membre vers un autre.
Le suivi transporteur aide à enquêter, mais il ne conserve pas toujours le contexte fiscal ou commercial nécessaire plusieurs mois plus tard.
- Soutient les audits TVA.
- Relie commande, facture, transporteur et destination.
- Réduit les risques en cas de réclamation.
- Doit être conservée avant que les anciennes données transporteur deviennent difficiles à récupérer.
Le rôle de l'article 45a
L'article 45a du règlement d'exécution 282/2011 établit une présomption de transport lorsque certains documents indépendants sont conservés.
Il ne signifie pas qu'un POD signé est requis pour chaque colis, mais il montre l'importance d'une preuve structurée.
- Les preuves doivent souvent venir de parties indépendantes.
- Les autorités locales peuvent examiner les faits.
- Sans présomption, le transport peut devoir être prouvé par d'autres documents.
Ce qu'il faut conserver
Un dossier solide relie commande, facture, numéro TVA si applicable, suivi, transporteur, origine, destination et confirmation de livraison.
Un simple suivi peut manquer de contexte fiscal ou commercial.
- Facture et date.
- Transporteur et numéro de suivi.
- Document de transport ou POD.
- Déclaration de l'acheteur si le transport est organisé par lui.
- Référence interne reliant le fichier à la commande, au client ou au dossier marketplace.
Erreurs fréquentes
Beaucoup d'équipes collectent la preuve seulement lorsqu'un audit ou un litige est déjà ouvert. À ce moment-là, la page de suivi peut avoir changé, le document transporteur peut être plus difficile à obtenir ou le fichier peut être introuvable.
Autre erreur courante : garder un PDF sans lien clair avec la facture. Une preuve isolée aide moins si la finance ne peut pas montrer rapidement à quelle vente elle correspond.
- S'appuyer uniquement sur des pages de suivi temporaires.
- Conserver les POD sans numéro de commande ou de facture.
- Mélanger preuves fiscales et preuves support sans structure.
- Attendre le litige pour télécharger les documents.
Suivi transporteur ou preuve prête à être revue
| Page de suivi | Dossier de preuve |
|---|---|
| Montre les événements récents du transporteur | Garde la preuve disponible quand la page transporteur change |
| Peut manquer le contexte facture ou TVA | Relie expédition, commande, facture et acheteur |
| Utile pour une vérification support rapide | Utile pour finance, litiges et revue TVA |
Où Provanza intervient
Provanza est conçu pour la partie opérationnelle qui devient difficile à volume : collecter les preuves transporteur, garder les envois groupés et rendre le résultat téléchargeable lorsque la finance, le support ou une marketplace le demande.
Provanza ne remplace pas le conseil fiscal et ne décide pas si une livraison est exonérée. Il évite surtout que les preuves soient dispersées entre portails, e-mails, dossiers locaux et tableurs.
- Soumettre de nombreuses références d'expédition au lieu de vérifier les portails une par une.
- Grouper les preuves par pays, marketplace, client, période de facture ou demande d'audit.
- Voir les statuts complété, non trouvé, échoué ou à vérifier.
- Télécharger les POD disponibles et les garder liés à la demande d'origine.